Ek Protokol
İşbu Ek Protokol’ün konusu, taraflar arasında imza altına alınan iş sözleşmesine ‘’Kişisel Verilerin Korunması’’ başlıklı ek hüküm getirilmesi ve taraflar’ın buna ilişkin hak ve yükümlülüklerinin düzenlenmesidir. Yurt dışında eğitim alma, yaşam veya yatırım yapma konularında müşterilerine önemli hizmetler sunan ESA GLOBAL A.Ş. (“ESA GLOBAL”), çalışanlarına ait kişisel verilerin gizliliği ve güvenliği konusunda azami hassasiyet göstermektedir. ESA GLOBAL olarak işbu Aydınlatma Metni (“Aydınlatma Metni”) aracılığı ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 10. madde ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’i kapsamında kişisel verilerinizin hangi amaçla işleneceğini; hangi amaçlarla kimlere aktarılacağını, toplanma yöntemini ve hukuki sebebini, verilerinizin işlenmesi ile ilgili
kullanabileceğiniz hakları bildirmekle yükümlüyüz.
A. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU ÇERÇEVESİNDE TANIMLAR
Bu metinde geçen;
Çalışan: ESA GLOBAL ile iş ilişkisi bulunan personeli,
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Özel Nitelikli Kişisel Veri: İlgili kişiye ait olan ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep, diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf veya sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri, biyometrik ve genetik veriyi,
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devredilmesi, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması, kullanılmasının engellenmesi dahil olmak üzere toplandıktan sonra silme, yok etme ya da anonim hale getirmeye kadar geçen süreçte yapılan her türlü faaliyeti,
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”): 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu, Veri Sorumlusu: Kişisel Verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.
Bu kapsamda, ESA GLOBAL veri sorumlusu sıfatıyla ve gerekli olan tüm teknik ve idari tedbirleri almak suretiyle kişisel verilerinizi; Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) başta olmak üzere, kişisel verilerin korunması ile ilgili tüm mevzuatın öngördüğü sınırlar çerçevesinde, KVKK’nın 4. maddesinde yer alan;
• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
• İşleme amaçlarıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkelerine uygun olarak işleyecektir.
B. KİŞİSEL VERİLERİNİZ HANGİ AMAÇLA İŞLENİYOR?
ESA GLOBAL çalışanları Aydınlatma Metni çerçevesinde alınan ve işlenen verilerinize ek olarak, KVKK’nın 4. ve 10. maddeleri uyarınca aşağıdaki kategoride yer alan kişisel verilerinizden;
| BU KAPSAMDA ALINAN KİŞİSEL VERİ TİPLERİ | |
| Kimlik Bilgisi | Kişisel veri sahibinin; doğum yeri, TCKN, medeni hali, cinsiyeti, nüfus kayıt örneği belgesi |
| Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi | Kişisel veri sahibinin; AGİ kapsamında istenen bilgileri (baba adı, ana adı, eşinin adı, eşinin iş durumu, eşin gelir durumu, beraber yaşadığı veya bakmakla yükümlü olduğu çocukların adı; ana-baba adı, TCKN’leri, doğum tarihleri, cinsiyetleri, öz-üveylik durumları ve öğrenim durumları) |
| İletişim Bilgisi | Kişisel veri sahibinin adresi, telefon numarası, email adresi ve bunun gibi kişiyle irtibat kurulabilmesi açısından iletişim bilgileri |
| Özgeçmiş Bilgisi | CV veya özgeçmişler, motivasyon mektupları, eğitim durumu, hobi ve ilgi alanları, kazanılan burslar ve ödüller, sertifikalar, mesleki eğilimler, bilgi ve beceriler, üyesi olunan kulüp veya dernekler, yabancı dil ve uzamanlık belgeleri, katılınan konferanslar |
| Finansal Bilgi | Kişisel veri sahibinin; banka hesap bilgisi |
| Çalışan İşlem Bilgisi | Kişisel veri sahibinin; iş yeri sicil numarası, işe başlama tarihi, işe giriş-çıkış kayıtları, şirket adına yapılan seyahat bilgileri, toplantı bilgileri, mail trafikleri izleme bilgisi, araç kullanım bilgisi, şirket hattı kullanım bilgisi, çalışanların işlemleri gerçekleştirebilmesi için parmak izi veya göz taraması işlemleri |
| Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Bilgisi | Kişisel veri sahibinin; yabancı dil, eğitim durumu, stres, dikkat, matematik ve kariyer testleri, performans değerlendirmesi, eleman çıkış değerlendirme formu |
| Özlük Bilgileri | Kişisel veri sahibinin; iş sözleşmesi, diploma sureti, İSG eğitim bilgileri, bordro bilgileri, SSK sicil numarası, maaş bilgisi, SGK primleri |
| Yan Haklar ve Menfaatler Bilgisi | Kişisel veri sahibinin; bireysel emeklilik bilgileri, zimmet kayıtları, özel sağlık sigortaları (yararlandırıldığına ilişkin bilgi) |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | Kişisel veri sahibinin; iş göremezlik ve doğum raporları, özel sağlık sigorta sağlık bilgileri, kan grubu, uyruk, sürekli sağlık problemleri, kullandığı ilaçlar, ameliyat geçmişi, sağlık raporları, işe Kabul zamanında dolaylı olarak elde edilen din, engellilik durumu, sabıka kaydı gibi hassas veriler |
| Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi | Kişisel veri sahibine ait mahkeme celpleri, tebligatlar |
| Görsel Veri | Kişisel veri sahibinin içinde bulunduğu toplu şirket ve çalışan fotoğrafları, videoları, kamera kayıtları |
- Kimlik bilgisini; iş sözleşmesi ile mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerimizi yerine getirmek ile iş süreçlerinde gerekli operasyonel faaliyetleri yürütebilmek.
- Aile bireyleri ve yakın bilgisini; zorunlu bireysel emeklilik sistemine kaydınızı yapabilmek, AGİ kapsamında yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek, Aile Durumu Bildiriminde beyan ettiğiniz bilgilerin doğruluğunu teyit edebilmek, talepte bulunmanız halinde çocuğunuza yönelik kreş ya da burs hizmeti sağlayabilmek
- İletişim Bilgisi’ni veri sahibi ile irtibata geçebilmek
- Özgeçmiş Bilgisi’ni işe uyumluluğun denetimini sağlayabilmek
- Finansal bilgiyi; iş sözleşmesi gereğince gerçekleştirmemiz gereken maaş ve yan edimlerin ödemesini sağlamak,
- Çalışan işlem bilgisini; sizleri diğer çalışanlardan ayırabilmek, işten ayrılmanız durumunda, çalışma saatlerine ilişkin bilgiyi toplamak amacıyla ve parmak izi veya göz taraması işlemleriyle güvenliği sağlamak, haklarınızı tespit edebilmek ve ödemelerinizi doğru ve zamanında kanunlara uygun olarak yapabilmek,
- Çalışan performans ve kariyer gelişim bilgisini; çalışma performansınızı takip edebilmek, olası bir terfi sürecinde objektif bir şekilde değerlendirilebilmenizi sağlamak,
- Özlük bilgisini; kanuni yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek ve tutmakla yükümlü olduğumuz özlük dosyanızı hukuka uygun şekilde tutabilmek,
- Yan haklar ve menfaatler bilgisini; sağlamakta olduğumuz yan haklarınıza ilişkin operasyonel süreci yürütmek,
- Özel nitelikli kişisel verileri; hukuki yükümlülüklerimizi tespit ederek farklı durumdaki çalışanlar için eşit çalışma şartları sağlamak, şirket içi sağlık planlaması yapabilmek, işe giriş ve periyodik muayene formunu uygun şekilde doldurulabilmek,
- Hukuki işlem ve uyum bilgisini; işveren sıfatı ile ESA GLOBAL üzerinden gerçekleştirilmesi gereken hukuki süreçlerinizi yönetebilmek,
- Görsel verilerinizi; ESA GLOBAL faaliyetleri ve çalışma süreçlerine ait çalışanların da bulunduğu fotoğrafları şirket içinde sergileyebilmek
amaçları ile işlemekteyiz.
C. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE TOPLANMASINDAKİ HUKUKİ SEBEP
Kişisel verileriniz;
• İşe kabul ve iş süreçlerinde paylaştığınız bilgi ve belgeler ile tabi tutulduğunuz testler,
• Departman yöneticileriniz ve müdürlerinizin yapmış olduğu değerlendirmeler,
• Size tahsis edilen şirket hattı ve araç takip sistemleri,
• Bağımsız şirketlerce yapılan kişilik testleri,
• Şirket içerisinde çekilen fotoğraflar vasıtası ile toplanabilmektedir.
ESA GLOBALtarafından gerçekleştirilen toplama faaliyeti KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrası uyarınca;
- Hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilebilmesi için zorunlu olması,
- Temel hak ve özgürlüklerinizi ihlal etmemek kaydı ile ESA GLOBAL’in meşru menfaatleri kapsamında zorunlu olması,
- Kanunlarda açıkça öngörülmüş olması,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması sebeplerine dayanılarak gerçekleştirilmektedir.
Özel nitelikli kişisel veriler kategorisinde olan;
• Sağlık verileriniz, KVKK’nın 6. madde 3. fıkrası kapsamında;
Sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla iş yeri hekimimiz ya da sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenecektir.
• Görsel veriler kategorisinde olan; toplu şirket ve çalışan fotoğrafları, şirket bünyesindeki süreçler esnasında, sizin rızanız doğrultusunda çekilen toplu fotoğraflardan oluşmaktadır. Görsel verilerinizin, toplu fotoğraflar aracılığı ile işlenmesine ve şirket bünyesinde sergilenmesine rıza vermemeniz halinde bu fotoğraflarda bulunmamanız gerekmektedir.
• Nüfus kayıt örneği belgesi; Aile Durumu Bildiriminde beyan ettiğiniz bilgilerin doğruluğunun teyit edilebilmesi amacıyla sizden istenmektedir. ESA GLOBAL yanlış veya hatalı bir beyan sebebiyle hukuki bir yaptırımla karşı karşıya kalmamak için bu teyidi yapabilmek adına, ilgili belgeyi meşru menfaatleri kapsamında zorunlu olması sebebiyle işleyecektir. Nüfus kayıt örneği belgesini tarafımıza ulaştırırken, Aile Durumu Bildiriminde bulunamayan ve bilgilerinizin teyidi için gerekli olmayan bilgileri karartabilirsiniz.
D. KİŞİSEL VERİLERİNİZ KİMLERE AKTARILIYOR?
Kişisel verileriniz;
- Hizmet ve faaliyetlerimizin sunulması için iş birliği yapılan, hizmet alınan iş ortaklarımız, tedarikçi firmalarımız, grup şirketlerimiz ve hissedarlarımıza,
- Avukatlara, denetçilere ve hizmet aldığımız diğer üçüncü kişiler ile resmî kurumlara, hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacı ile,
- Tarafınızca yetki verilmiş olan vekil ve temsilcilerinize şirketin hukuki yükümlülükleri kapsamında gerekmesi ve talep edilmesi halinde, taleple sınırlı olmak kaydı ile KVKK’nın 8. maddesi uyarınca ve yukarıda belirtilmiş KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrasında belirtilen istisnalar dahilinde ve ayrıca gerekli olması halinde açık rızanıza başvurularak aktarılabilmektedir. Size sunulacak açık rıza metninde ilgili bölümü doldurarak, rızanızın olduğunu beyan etmeniz halinde;
- Doğum günü bilgileriniz, çalışan ilişkilerinin geliştirilmesi amacıyla şirket içi ortak ağlar üzerinden diğer şirket çalışanlarına,
- İletişim bilgilerinizden olan cep telefonu numaranız, mail adresiniz, skype adresiniz, ip adresiniz, sizinle iletişim kurulmasına yarayacak teknik veya teknik olmayan her yöntemle cep telefonunuza ve belirtilen iletişim araçlarına resmi ve dini bayramlarda kutlama mesajı atılabilmesi, açık pozisyon ve erzak dağıtım duyurularının iletilebilmesi amacıyla toplu SMS atılabilmesi için destek aldığımız şirkete aktarılabilecektir.
E. İŞLEME KAPSAMINDA HAKLARINIZ NELERDİR?
Kişisel verilerinizle ilgili olarak;
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- (4) ve (5) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Belirtilen haklarınız kapsamında taleplerinizi, Gülbahar Mahallesi Avni Dilligil Sk. Çelik İş Merkezi A Blok 11/520 Şişli/İstanbul adresine iadeli taahhütlü mektup aracılığıyla veya şahsen veya noter yoluyla iletebilirsiniz. Bu yöntemlerle birlikte kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da eposta yoluyla info@a_________.com adresinden tarafımıza başvuruda bulunabilirsiniz. 0212-998-38-38 numaralı telefondan tarafımızla iletişime geçebilirsiniz.
Kişisel verilerinizin KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde verilerinizin imha edilmesini (silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini ESA GLOBAL’den talep edebilirsiniz. Aynı zamanda verilerin aktarıldığı veya aktarılabileceği üçüncü kişilerin imha ve/veya düzeltme talebiniz ile ilgili bilgilendirilmesini talep edebilirsiniz. Ancak imha ve düzeltme talebinizi değerlendirerek hangi yöntemin uygun olduğu somut olayın koşullarına göre tarafımızca değerlendirilecektir. Bu bağlamda ESA GLOBAL tarafından seçilen imha yöntemini neden seçildiği ile ilgili ESA GLOBAL’den her zaman bilgi talep edebilirsiniz.
Talepleriniz, belirtilen yollar aracılığıyla ESA GLOBAL’e ulaştırılmasından itibaren en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.
Başvurunuz KVKK’da öngörülen ilgili hükümler doğrultusunda cevaplandırılacak olup başvurucunun doğru kişi olduğunun teyit edilmesi amacıyla ESA GLOBAL sizden bazı doğrulayıcı bilgiler talep edebilecektir; bu bilgiler yalnızca gerçek veri sahibinin kim olduğunun tespit edilmesi ve başvuru sonuçlarının doğru kişiyle paylaşılması adına talep edilecektir.
Çalışanlara Ait Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunmasına Yönelik Aydınlatma Metni’ni veri sorumlusu sıfatını haiz ESA GLOBAL tarafından bilgilendirilerek okuyup anladığımı ve özgür irademle imzaladığımı, şerh düşmediğim tüm hususları açık bir rıza ile kabul ettiğimi arz ederim.
| TARİH: | |
| İSİM & SOYAD | |
| İMZA |
